In Techpol è stata avviata una procedura di digitalizzazione dei processi aziendali che da anni impegnano risorse nella compilazione di documenti cartacei, distribuzione degli stessi ad altri enti con relativa ricompilazione, fotocopiatura, validazione, approvazione, archiviazione, ecc.
Gli obsoleti archivi cartacei sono uno spreco di spazio fisico, le obsolete scansioni sono uno spreco di spazio digitale.
"Digitalizzare" non significa scansionare e archiviare nel server perché nella scansione qualcuno ha comunque generato e compilato il documento cartaceo e in ogni caso non è possibile né processare né analizzare massivamente le informazioni in esso contenute.
Con la procedura di digitalizzazione avviata nella nostra azienda, i moduli cartacei diventano moduli virtuali compilabili da pc e/o da smartphone. Una volta compilati vengono distribuiti e processati con delle logiche personalizzate (workflow), monitorati in tempo reale tramite dashboard di controllo passive e i database che si sono creati (vecchi archivi cartacei) vengono analizzati tramite report di business intelligence.
Ad oggi in Techpol sono state sviluppate circa 15 applicazioni di cui 4 di maggior spessore: con un solo progetto sono stati dematerializzati 8000 fogli/anno, per ogni foglio mediamente si impiegavano 6 minuti per la compilazione e distribuzione, ora ci si impiega meno di 60 secondi con tutti i vantaggi di analisi in tempo reale sopra descritti.
[Michele Manoni - Data Analyst Techpol]
